poglavje1
1 UVOD
1.1 Informacijski sistemi in knjižnice
Živimo v času številnih možnosti, številnih zanimanj in nenehnih širitev različnih vrst družbenih dejanskosti (npr. število prebivalstva na naši Zemlji se nenehno veča, število informacij prekomerno narašča, sla po udobju in prestižu postaja že bolezenski znak, stres se nenehno širi in postaja svetovni problem, itd.). Mislim, da človek v svoji
evoluciji še nikdar ni bil v takšnem položaju, kjer ima po eni strani opraviti z visoko razvito informacijsko tehnologijo, po drugi strani pa kar velik odstotek ljudi živi v pomanjkanju. Obstajajo celo takšna plemena, ki živijo takorekoč še v kameni dobi. Nahajamo se v svetu polnih nasprotij in velikanskega števila serijskih proizvodov različnih vrst (tako materialnih, kot tudi duhovnih), tako da je več kot potrebno neko pregledno znanje, ki nas, ljudi, usmerja in nam olajša usmeritev skozi različne družbene blodnjake. Prav zaradi tega tudi gradijo informacijske sisteme in zbirke podatkov različnih vrst, da bi si človek lahko lažje predstavljal svet, v katerem živi in še zlasti deluje. Spremlja svojo ustvarjalnost, ki je zelo razgibana in jo je mnogokrat iz časovnega vidika precej težko izmeriti. Stvari potekajo tako hitro, da mnogokrat tudi ni časa za izvirnost in tako prihaja mnogokrat tudi do podvajanj zamisli (npr. znanstveni članki, ipd.). Vseskozi se nahajamo v bolj ali manj prisilni psihični drži, da moramo biti boljši, hitrejši, učinkovitejši, močnejši, ipd., tako da mnogokrat pozabimo na pravo bistvo kakovosti življenja.V poslovnem civiliziranemu svetu zavzemajo srednješolske knjižnice, še zlasti pri nas v Sloveniji, posebno mesto, saj ponavadi niso pridobitni poslovni sistemi in se do nedavnega niso mnogo ukvarjale s tržnimi pogoji. V srednješolskih knjižnicah niso bili odvisni od uspešne prodaje storitev. Z več kot nujno posvojitvijo (adaptacijo) sodobne informacijske tehnologije (računalniki, zunanja / periferna oprema, itd.) v srednješolskih knjižnicah postajajo te knjižnice informacijska središča, ki delujejo na posebnih trgih, zato naj bi izboljšale kakovost svojih storitev. Prav zaradi tega vse bolj potrebujejo znanja iz poslovnih ved (splošno ravnateljevanje, trženje, medosebno sporazumevanje, finance, ipd.).1 Srednješolske oziroma nasploh knjižnice so po mojem mnenju zavodi, ki v družbi zmanjšujejo (informacijsko) entropijo (nedoločenost / zmeda) s tem, da jo vežejo nase in s tem povečujejo preglednost v družbi.
Drugače srednješolske knjižnice že dolgo niso več organizacijske enote, kjer sedijo mrakobni knjižničarji, ki zgolj izposojajo knjižnično gradivo, to pa čaka na zvitih lesenih policah na svojega uporabnika, ampak se je razpon knjižničnih storitev povečal in se bo povečal tudi v prihodnje. V današnjem času se mnogo govori o digitalnih ali virtualnih knjižnicah, čeprav je do sedaj oboje precejšnja redkost. Malo je takšnih knjižnic, ki imajo samo digitalna gradiva (npr. Danska, ZDA, Nemčija, itd.), več je takšnih knjižnic, ki so hibridne narave. To pa pomeni, da imajo tovrstne knjižnice določene listine (dokumente) v digitalni obliki, vendar so pa pretežno založene s klasičnimi knjižničnimi gradivi. Hibridne knjižnice so torej mešane knjižnice, kjer poteka avtomatizirani in digitalni prenos različnih storitev, kajti knjižnična gradiva so kot malo prej omenjeno dostopna tako v klasični kot tudi digitalni obliki.2 Ravnateljevanje tovrstnih zavodov je kar zahtevna naloga, saj se tako pritok klasičnih kot tudi digitalnih gradiv veča iz dneva v dan. Povrhu tega je potrebno imeti za ravnateljevanje knjižničnega zavoda mnogo več različnih znanj kot v preteklosti. Ta znanja se raztezajo od računalništva, informatike, ekonomike, katalogizacije, klasifikacijskih sistemov, informacijskih sistemov, kognitivne psihologije, sociologije, komunikologije pa tja do poznavanja statistike in tujih jezikov.
Po eni strani se s prihodom digitalizacije poroča o brezpapirni družbi (paperless society), po drugi strani pa je zaenkrat poraba papirja mnogo večja, kot je bila kdajkoli prej. Danes se tiskajo tudi digitalna (elektronska) gradiva na papirnem nosilcu (mediju), ker je tovrsten nosilec zaenkrat še mnogo bolj obstojen kot digitalen nosilec. Prav zaradi te značilnosti je tudi bolj zahtevna organizacija informacij, kajti treba je organizirati tako digitalne kot tudi klasične informacije. Naslednji vidik, ki še dodatno zvišuje zahtevnost ravnateljevanja knjižničnega zavoda, je v poslovnih funkcijah, kajti s čim več denarja ima ravnatelj (vodja) določene knjižnice opraviti, tem bolj se tudi povečuje njegova odgovornost.
Za slovenske srednješolske knjižnice bi lahko trdil, da izvajajo strateško trženjsko načrtovanje bolj kot ne v poenostavljeni obliki. Kaj strateško trženjsko načrtovanje sploh je? Strateško trženjsko načrtovanje je proces, s pomočjo katerega organizacije predstavljajo načrt lastnih dejavnosti pri doseganju poslovnih ciljev. Ta proces se deli na tri temeljne stopnje:
- Stopnja analiziranja - razčlenjuje notranje in zunanje okolje združbe - organizacijske enote.
- Stopnja snovanja marketinške strategije - poosebljenje ciljnih trgov, konkurenčno umeščanje (pozicioniranje) in trženjski splet.
- Stopnja uvajanja (implementacije) - niz oprijemljivih taktik, s pomočjo katerih te enote oblikujejo tudi merila, s katerimi ovrednotijo cilje, temeljno strategijo ter celotne učinke procesa načrtovanja.3
Slovenske srednješolske knjižnice se bolj malo ukvarjajo z raziskavo trga npr. dobaviteljev (založbe, knjigarne, antikvariati, društva, ipd.), kot tudi s preučevanjem npr. uporabnikov (vse premalo izvajajo raziskave o zadovoljstvu uporabnikov, ni raziskav v smeri informacijskega vedenja uporabnikov, njihovih kognitivnih (spoznavnih / spoznavno učenje) slogov, bralnih navadah, ipd.). V naših srednješolskih knjižnicah je še vedno veliko posrednega trženja, kar pomeni, da kupujejo veliko knjižničnega gradiva s pomočjo tržnega posrednika (trgovski zastopnik). Oglaševanje v srednješolskih knjižnicah zelo poredko izvajajo in če, potem to večinoma izvajajo znotraj zavoda. Slovenske srednješolske knjižnice se v omejenem obsegu ukvarjajo z merjenjem knjižničnih zbirk, kar vključuje npr. analiza rasti zbirke, nabava listin glede na strokovna področja, jezik, tip listine, nosilce, velikost informacijske ponudbe v odnosu z informacijskim povpraševanjem, ipd. Večinoma so tovrstne analize zelo subjektivne in pri tem manj upoštevajo potrebe, zahteve in želje uporabnikov. Za merjenje (npr. izposoja knjig) knjižničnih zbirk obstajajo Iflini kazalci in standard ISO 11620, vendar pa je kazalec IFLA namenjen za uspešnost delovanja visokošolskih knjižnic, ISO 11620 pa je primeren za vse vrste knjižnic. Za obe listini velja, da ne upoštevata storitve v hibridni knjižnici. V ta namen so razvili projekt EQUINOX (Library Performance Measurement and Quality Management System), ki do sedaj vsebuje 14 kazalcev za zagotavljanje kakovosti v hibridni knjižnici (npr. odstotek ciljne populacije, ki ima dostop do elektronskih storitev knjižnice, število posredovanih elektronskih listin na uporabnika na mesec, hitrost dostopa, razpoložljivost sistemov, število informacijskih poizvedb, ki jih uporabnik izvaja elektronsko, itd.).4 Še zlasti za srednješolske knjižnice je zelo pomembna poslovna usmeritev tovrstnih zavodov oziroma zasnutek (koncept) poslovanja. Če smo že omenili, da pridobiva zasnutek trženja v srednješolskih knjižnicah čedalje večjo vlogo, ne moremo pri tem mimo družbeno odgovornega zasnutka, ki ga Kotler omenja tudi kot humani zasnutek.5 Izredno velik pomen srednješolskih knjižnic tiči pri tem v procesu vzgoje oziroma izobraževanja in zato je po mojem mnenju več kot koristno meriti raven znanja in zanimanj tako srednješolcev kot tudi srednješolskih profesorjev. Pri vsem tem tudi ne kaže pozabiti na preučevanje informacijskega vedenja uporabnikov, kar vključuje tudi preučevanje spoznavnih (kognitivnih) slogov (v tem vpogledu se preučujejo dosledne in trajne posebnosti posameznika glede sprejemanja, ohranjanja, predelovanja, organiziranja informacij ter načina reševanja problemov), čustev in dejanj uporabnikov.6 Prav tovrstna prizadevanja oziroma znanja lahko ravnatelju (vodji) srednješolske knjižnice pomagajo pri načrtovanju nabave knjižničnega gradiva in posredno tudi pri izbiri kakovostnega dobavitelja knjižničnega gradiva.
1.2 Namen seminarske naloge
1.3 Opredelitev problema
Nabava knjižničnega gradiva za določeno srednješolsko knjižnico je lahko po mojem mnenju učinkovitejša in racionalnejša, če si pri tem pomagamo z informacijskimi sistemi, kolikostnimi in kakovostnimi / vsebinskimi raziskavami tako uporabnikov kot dobaviteljev. Pri nas v Sloveniji knjižničarska praksa zelo poredko uporablja ta spoznanja, kajti na knjižnih policah je mnogo takšnih knjig, ki jih nikoli ne uporabljajo in niti niso nacionalnega pomena. Na spletu je veliko takšnih storitev (npr. iskalniki, spletni statistični programi, spiski elektronskih naslovov, diskusijski forumi, itd.), ki so zelo koristni in nekoliko celo brezplačni. Prav to bi bilo gospodarno izkoristiti pri uporabi informacijskega sistema, ki bi ne samo spremljal obnašanje in raven uporabnikov, ampak bi tudi spremljal izide in cene novih knjig ter bi celo omogočil stike z raznimi dobavitelji (knjigarne, založbe, ipd.). Ta izboljšava je po mojem mnenju zelo enostavna, koristna in poceni. V tej seminarski nalogi bom opisoval simulirano srednješolsko knjižnico, ki namerava uvesti spletni izobraževalni UDK informacijski sistem za spremljanje uporabnikov in dobaviteljev, da bi izbrala kakovostne dobavitelje knjižničnega gradiva, kar bi pripomoglo h gospodarnejši in kakovostnejši nabavi knjižnična gradiva.
1.4
Umestitev naloge v del snovi pri predmetu "Poslovne funkcije in odločanje"V tej seminarski nalogi sem se še posebej ukvarjal z nabavno funkcijo, ki je ena izmed šestih poslovnih funkcij.
Verantwortlich für den Inhalt dieser Seite ist ausschließlich der
Autor dieser Homepage, kontaktierbar über dieses Formular!