opis

Nazaj na glavno stran

4 UDK MMIS

UDK MMIS je univerzalni decimalni klasifikacijski, multimedijski informacijski sistem. Preden bom izvedel podrobnejši opis UDK MMIS (prednosti, pomanjkljivosti, uporaba) bom kot prvo opisal izraz IS, kar vkljuèuje opredelitev, razvoj (vrsta IS) in njegovo osnovno zgradbo. V nadaljevanju tega dela, bom opredelil termin MM, vrsto MM in njihov pomen, nakar bom razrešil še pomen tretje kratice UDK.

4.1 IS

4.1.1 Informacija je komunikacijska enota (doloèeno znanje, informacijska enota), ki je sintaktièno in semantièno pravilna ter nam pove nekaj novega oziroma nam pomaga razrešiti problem pri sprejemanju razliènih odloèitev (pragmatièna dimenzija informacije). V nekaterih leksikonih mnogokrat trdijo, da povpreèni èlovek v eni sekundi sprejme okoli 10 ⁹ informacij. Poraja se zdaj vprašanje, ali so vse te informacije v tem trenutku za èloveka relevantne? V primeru, da naš èloveški organizem potrebuje vse te informacije in da jih koristno uporabi (npr. valovanje zvoka in svetlobe aktivira nevrone, kajti v èisti tišini in temi lahko doloèeni nevroni zakrnijo), bi hipotetièno lahko trdil, da je ta številèna vrednost še prenizka. Èe bi pa gledali na vse te informacije z vidika praktiène uporabe v socialnem okolju, bi morda lahko trdil, da je ta številèna vrednost previsoka. Po mojem mnenju je težko izmeriti informacijo z enoto “Bit” zgolj s teoretiènim pristopom, kajti informacija naj bi imela praktièen temelj, t.j. uporabno vrednost. V uporabni vrednosti tièijo tudi pojmi kot npr. namen, cilj, metoda, potek, postopek, izkušnje, izhod itd. Informacija v našem pomenu je empirièna, kar bi lahko narekovalo, da bi morali zbirati dejanske in kompleksne primere informacij v družbenih in naravnih procesih, ki so pomagale razrešiti (tudi kompleksne) probleme oziroma sprejeti ustrezne odloèitve. Povrhu tega bi bilo koristno spremljati, v kolikšni meri se doloèene informacije, ki so se že veèkrat koristno uporabljale v preteklosti, uporabljajo v sedanjosti in katere informacije bi utegnile biti koristne v prihodnosti. Takšna zbirka informacij razvršèenih po obsegu informacije, raznovrstnosti in frekvenènosti uporabe informacije (npr. podjetja, posamezniki - profesorji ipd.) bi bila dobro osnova za natanènejšo (empirièno) doloèevanje vrednosti informacije (npr. v enoto Bit). Povrhu tega je zelo pomemben indikator informacije (t.i informacijska) entropija, kjer imamo opraviti s kolièinsko stopnjo nepredvidljivosti (neurejenosti) oziroma nedoloèenosti informacije. Entropija se izraèuna s pomoèjo naslednjega obrazca (uporabil bom znak E): E = - Sp _i log p _i (obrazec se sicer uporablja tudi za raèunanje entropije sistema). Vrednost E se giblje od 0 do naravnega logaritma (ln). Kadar je E = 0, potem imamo opraviti z doloèljivo naravo informacije (npr. doloèena informacija se bo uporabila za izbor virov pri pisanju seminarske naloge). Kadar je E = 1 (in veè) potem imamo opraviti z manj doloèljivo informacijo (npr. isto informacijo bi lahko uporabil za pisanje seminarske naloge, za ugoden nakup obutve, za stik z neko poslovno enoto itd.). Piramida komunikacijskih (informacijskih) enot je sestavljena iz naslednjih nivojev (od najnižjega k najvišjemu): signal (npr. luè zasveti), podatek (npr. rojstni datum), informacija (npr. izid pri statistièni analizi spletnih obiskovalcev), znanje (npr. predvidevanje potreb spletnih obiskovalcev glede na izid statistiène analize), Modrost (npr. nekaj, za kar so zanamci dovzetni in nekaj kar se je ohranilo veè stoletij – je sinteza razliènih znanj oziroma je nekakšno univerzalno znanje o svetu v katerem živimo).



Število enot od modrosti do signala raste eksponentno in obratno pada logaritemsko z vidika signala do modrosti. Informacijo in znanje lahko teoretièno izraèunamo s pomoèjo predhodnjih obrazcev:19 

Legenda:

R b … redundantnost informacij

H max … maksimalna kolièina enot informacij

H … srednja kolièina enot informacij

I b … od redundance oèišèena kolièina enot informacij

I b = H max ® vse enote merjene v bitih (BIT).

M b … kolièina enot splošnih sporoèil

N b … šum

K b … znanje

Prvi korak pri raèunanju kolièine enot informacij oziroma kolièine enot znanj bi bil izloèevanje šuma pri splošnih sporoèilih (Mb – npr. kompresija slike / kompresija slike s pomoèjo filtra). Drugi korak bi bil ugotavljanje redundantnosti informacij, nakar kompresija podatkov v takšni obliki, da ni izgube pri informacijah (npr. ZIPanje). Tretji korak bi bil kompresija informacij, da dobimo znanje. Že sama informacija temelji na pragmatiènih postavkah, kar pomeni, da je znanje neko izvajanje pragmatiènih postavk, ki temelji v zelo veliki meri na izkušnjah. To bi pomenilo, da ta pragmatiènost tudi jasno loèuje podatek od informacije, toda mnogokrat se zgodi, da je za nekoga podatek že informacija, medtem ko je druga oseba do tega dejstva nevtralno naravnana. Prav zaradi tovrstnih nedoreèenosti, bi bilo smotrno zbirati statistiène podatke o uporabi razliènih informacijskih (komunikacijskih) enot v družbi. Toliko o tem.

4.1.2 Sistem

Sistem je zbirka med seboj povezanih sestavnih delov, ki med sabo sodelujejo, da uresnièujejo doloèen smisel (doseganje cilja, npr. èim veè strank / namena, npr. prodaja èevljev).20 Sistem je ponavadi sestavljen iz podsistemov, ki so nekakšni atomi sistema, èeprav je vèasih tudi potrebno obravnavati podsisteme kot sistem. Sleherni sistem ima svojo mejo, ki doloèa, kaj se nahaja znotraj in kaj zunaj sistema.Tudi pri sistemih opažamo, še zlasti velikih (podobno kot pri informacijah) težnjo k eksponentni rasti prvin.21

R = P (1 + i) n

Legenda:

R… rast

P … prvine

i … stopnja letne rasti prvin

n … leta

Npr. èe bi primerjali med sabo število IS od obdobja 1990 pa tja do današnjih dni (2003), bi opazili eksponentno rast števila IS. Tovrstni obrazec prikazuje razvoj rasti lahko razliènih prvin v družbi (s tem tudi v sistemih) in v naravi, vendar je pri tem potrebno dodati, da vladajo tudi druge zakonitosti v sistemih, ki pa ne kažejo na eksponentno rast prvin (npr. odstotek kakovostnih èlankov glede na število celokupnega števila èlankov pada, kakovost mnogih izdelkov na raèun množinskih proizvodenj zelo upada itd.). Sistem je nekaj, kar ima svoj vhod in izhod (npr. informacijski sistem), razen v primeru zaprtega sistema, ki ga v naravi morda ni (v vesolju?). Med vhodnimi in izhodnimi prvinami pa poteka proces, kjer gre za veèjo ali manjšo število stopenj v smeri ustvarjanja vrednosti za uporabnike (npr. IS – vhod = poizvedba ; – proces = iskanje -; - izhod = izid – odloèitveni model).

4.1.3 Opredelitev IS in njegova osnovna zgradba

IS je sistem za shranjevanje, povezovanje, obdelave, ovrednotenje in posredovanje teoretiènih ter praktiènih informacij / znanj. IS je v uporabnost usmerjen sistem v smeri iz vsaj enega ali veè podroèij znanj. Cilj in funkcije IS lahko že izpeljemo iz opredelitve, t.j. posredovanje prave informacije na pravo mesto in v pravem èasu z minimalnimi stroški. Funkcije IS so torej zbiranje podatkov, obdelava podatkov, hranjenje podatkov in informacij in posredovanje podatkov ter informacij uporabnikom. Sestavni deli IS so strojna oprema (Hardware), programska oprema (Software), ljudje (Lifeware), podatki in postopki (npr. organizacijski postopki pri prodaji obleke). Pri razvoju informacijske podpore po ravneh odloèanja poznamo transakcijske IS (polog / dvig denarja – najnižja raven), operativne IS, taktiène IS in strateške IS (najvišja raven odloèanja). IS predeluje informacijska povpraševanja uporabnikov v izvedljive iskalne zahtevke, na katerih podlagah IS ponudi možno rešitev, ki lahko uporabnikove želje / potrebe zadovoljijo. Posredovana informacija je lahko v naslednjih oblikah: v obliki kratkega odgovora z dodatkom pomembnih številènih / besednih podatkov v obliki kompleksnega poroèila v besedi, tabeli, sliki, zvoka ali celo videa Iz tega delno sledi, da je ena od glavnih nalog IS, upravljanje z notranjimi podatki in z vsebino razliènih znanj / informacij kot npr. posodabljanje podatkov, izvajanje transakcij itd, kajti èe navedeno ni izpolnjeno, potem IS ni pripravljen za komunikacijske in koordinacijske storitve, ki jih koristijo tako zunanji kot tudi notranji uporabniki. Sicer se pretežni del IS v družbi osredotoèa zgolj na doloèeno podroèje zanimanja / znanja, ki potem uporabljajo tudi doloèene programske pakete (npr. programi za analizo poslovnega sistema itd.). V tem pogledu razlikujemo naslednje IS: Upravljalski IS (MIS – Management IS) – so zelo primerni za ovrednotenje delovanja organizacije doloèenega podjetja. To so npr. t.i. IS za ugotavljanje problemov in podporo ravnateljevalnega odloèanja. MIS npr. ovrednoti transakcijo podjetja glede na prodajo, nakupov itd. in na podlagi tega izoblikuje poslovno poroèilo, kjer se prav tako vkljuèijo zunanji podatki (s spleta). Poslovna poroèila se izvajajo tedensko, meseèno, tro- meseèno, letno, kar je odvisno od dinamike, povezav in velikosti doloèenega podjetja. Sistemi za podporo odloèanja (SPO / DSS – Decision Support System) – glavni poudarek je na odloèevalcu in njegovem znanju, da bi se s pomoèjo raèunalnika in ustrezne programske opreme izboljšale odloèitvene metode. SPO vsebujejo razlièna orodja za pripravo in interpretacijo dostopnih informacij. S pomoèjo SPO je možno modelirati in simulirati podatke ter celo probleme (s pomoèjo diagramskih tehnik) z namenom, da je možno napovedati morebitne posledice pri npr. poslovnih odloèitvah (še zlasti s strateškega vidika). Vodstveni IS (ESS – Executive Support System) – so zelo specializirani na informacijske potrebe nosilcev doloèenih podjetij. Vsebujejo sistem za obvešèanje (npr. pridobivanje podatkov iz PB, pregled in izdelava poslovnih poroèil, poslovni koledarji idr.), sistem za podporo odloèanja (npr. OLAP, projektno vodenje) in pripomoèke za komunikacijo (npr. elektronska pošta idr.). Sistemi za podporo sodelovanja (SPS) – za raèunalniško podprte sestanke – videokonference, telekonference idr. Glavni poudarek pri SPS je na skupinski analizi podatkov in skupinski odloèitvi. Ekspertni sistemi (ES) – je raèunalniški program, ki oponaša izvedenca / eksperta za neko specifièno podroèje znanja. Zgradba ES je baza znanja, mehanizem sklepanja (interpretacija problemov in znanja izvedencev) in uporabniški / komunikacijski vmesnik. ES vsebujejo dejstva in pravila, ki opisujejo odnose, pojave, dogodke in pravila (npr. pravila reševanja problemov). ES z uporabo znanja lahko rešuje probleme in lahko ponuja rešitve na doloèenem podroèju precej uèinkovito (npr. presaditev rastlin idr.). ES so zmožni iz obstojeèe baze znanja izpeljati nova znanja.

…

Z današnjimi naprednimi aplikacijami je vèasih izredno težko klasificirati sistem v eno od klasiènih kategorij. Veliko sodobnih sistemov vsebuje operativno moè, zmožnosti MIS in SPO idr. Uporabniki vse bolj zahtevajo aplikacije, ki omogoèajo lažje in uèinkovitejše opravljanje njihovega dela. Zato so sistemski razvijalci prisiljeni izdelovati take aplikacije in sisteme, ki združujejo vse veè razliènih lastnosti. Srednja velika ali velika podjetja bi za uèinkovite / racionalne rešitve oziroma poslovne odloèitve potrebovale npr. naslednja poslovna poroèila:22

O PRODAJI po obdobjih

• Prodaja po kupcih

• Prodaja po proizvodih

• Tedenska prodaja skupin artiklov po stroškovnih mestih

• Prodaja po skupini proizvodov

• ABC analiza kupcev

• Razlika v ceni po kupcih

• Razlika v ceni po proizvodih

O KADRIH:

• Število zaposlenih delavcev

• Zgradba po spolu

• Izobrazbena struktura

• Število oseb s prenizko izobrazbo

• Osebe s prenizko izobrazbo

• Plaèe po izobrazbi

• Kosmata in èista plaèa po osebah

O ZALOGAH:

• Zaloge po proizvodih

• Zaloge po skladišèih

• Stanje zalog proizvodov v skladišèih

• Gibanje zalog po vrstah prometa

• Gibanje zalog po organizacijskih enotah in skladišèih

• Gibanje zalog po poslovnih partnerjih

O NABAVI:

• Naroèila po dobaviteljih in proizvodih

• Dekompozicijsko (dekompozicija = razstavljanje na podrejene dele) drevo naroèil

• Prejemi po dobaviteljih in proizvodih

• Dekompozicijsko drevo prejemov

O BILANÈNEM KONTROLINGU:

• Bilanca stanja

• Bilanca uspeha

O DENARNEM KONTROLINGU:

• Odprte terjatve po kupcih

• Terjatve po razredih zamud in kupcih

• Statistika terjatev po razredih zamud

• Zapadle terjatve

• Odprte obveznosti do dobaviteljev

• Zapadle obveznosti

Naj ponovno opozorim na brezplaèno spletno storitev programskih rešitev za manjše, srednje velike in velike organizacije; podjetja ORACLE na naslednjem spletnem naslovu: http://www.technologyevaluation.com (2003-08-12), kjer se je potrebno prijaviti, nakar vam preko E – pošte dodelijo geslo. S pomoèjo spletnih obrazcev izpolnite pogoje npr. velikost podjetja, nivo podjetja (državni, mednarodni), razpoložljiva finanèna sredstva idr. Ko ste izpolnili vse obrazce (in s tem doloèili pogoje za IS), si lahko ogledate evalvacije in opis (slikovni, besedni) razliènih programskih paketov, ki služijo za uèinkovite organizacijske in poslovne odloèitve (npr. SAP – uèinkovito E- poslovanje, Oracle E-Business Suite – zbirka poslovnih aplikacij za odloèitvene procese, odnose s strankami, za izdelovalce proizvodov, za evidentiranje naroèil, zbiranje plaèil idr., Microsoft Business Solutions / Axapta – stranke, zaposlenci, poslovni družabniki, tekmeci, poslovna inteligenca, tržno ravnateljevanje, Exact Software North America / Macola ES – raèunovodenje, odnosi s strankami, E – poslovanje, sicer primerno za srednje velike poslovne organizacije idr.).

Osnovna zgradba IS je naslednja:



4.1.4 Slika 20: Osnovna zgradba IS

Slika 20 ponazarja osnovno zgradbo IS. IS je sestavljen iz naslednjih delov:

c. izhod – proces iskanja informacij je zakljuèen in uporabnik dobi povratno informacijo. V primeru, da je uporabnik zadovoljen, se informacijski cikel zakljuèi. V primeru, da uporabnik s ponujenimi informacijami in podatki ni zadovoljen, se lahko informacijski cikel ponovno priène.